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您实际应该保留多长时间的业务记录

来源:云天祥电销客服外包  发布时间:2022-06-12  浏览次数:253
在现代无纸化时代,记录管理看起来极其乏味。然而,销售发票、纳税申报单、银行对账单、费用收据和工资单记录等文件都有很多法律责任。即使您不将其用于将来的参考,企业也有法律义务在一定时间内保存基本数据。每个企业都必须了解业务记录管理流程,并有条不紊地存储公司文件。

通常,国际上遵循一些基本准则,以确保敏感信息的有效存储。美国国税局制定了一些规则和条例,规定了保存文件的时间长度。这些规则因组织存储的信息类型而异。与纳税申报单相关的文件应保存到纳税申报单到期日为止。大多数律师和簿记服务机构建议,保存与税务审计和诉讼相关的原始文件的期限为七年。此外,我们还建议您保留额外的纳税申报表副本,以方便将来的纳税流程。

除了一般规则之外,以下是存储特定文档的一些附加说明。

工资税记录:

对员工工资的税收减免可能看起来像是一项每月或每年的任务,但不应掉以轻心。此流程包括有关工作表、员工信息和福利付款的所有信息。因此,根据专家的说法,员工税务记录应自您纳税之日起安全保存近四年。

员工记录:

收集和更新员工信息对每个公司都很重要。员工信息包括各种个人数据、简历、绩效考核和其他人力资源文件。然而,在他们离开你的公司后,你不必把他们保留几十年。据美国国税局(IRS)称,保存前雇员记录的建议时间跨度为7年。此外,如果员工在您的组织逗留期间受伤,建议在补偿后存储任何相关数据。这将帮助您避免将来发生虚假的保险索赔。

招聘信息:

根据国际标准,如果您的企业有超过15名员工,则必须考虑某些法律,如《就业年龄歧视法》(ADEA)。这些法律阐明了一个组织应该如何管理其招聘记录。因此,如果您属于某一类别,则在管理招聘信息时必须注意法律义务。

所有权记录:

每个企业所有者都知道所有权文档的重要性。组织章程(适用于有限责任公司)和公司章程等成立文件应无限期保存。此外,每个组织都应保存财产记录和有价值的合同,以避免将来出现法律问题。

会计服务记录:

财务记录包括银行对账单、注销支票、信用卡对账单和已付发票。此类敏感数据的安全保护期应为近7年。其他月度报表可在一年后妥善处置或销毁。

如果作为企业主,很难跟踪簿记规则和法规,那么更好将其留给专业人员。BackOffice是迪拜一家经验丰富的记录管理服务公司。我们在记录管理行业已经服务了十多年。今天给我们打电话,了解更多有关我们服务的信息。

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